做外贸，邮件签名要怎样写？

有一个问题我不知道你们有没有碰到过，就是在你新去一个公司的时候，不管你是做业务，做助理也好，可能公司都会给你安排一个上司，一个主管。

有些上司为了显示他的重要性，会想办法让客户知道，我才是最重要的，你只不过是我的助理而已。在这种时候，他会要求你的邮件，除了需要全部抄送给他，甚至还会要求你在邮件中添加他的名字。

也就是说，邮件中往往会出现双签名的情况。

很多朋友都有这种亲身经历，包括我自己。

这的确是一件让人困扰的事情。

一方面他是你的上司或者老板，你必须听他的，另一方面你又不想在客户这里没有一点存在感，永远以一个助理的身份出现。

这种情况，怎么办？

01

客户困惑

sales被架空

有一个朋友的分析很到位，发出来给大家看看，那位朋友是这样说的：

关于双签名这件事其实就是沟通中的一个对等原理。

如果是订单的主要处理人，那职位一般是sales，对应buyer或者merchandiser.

在出现异常情况，这两个人处理不了的时候，可以先咨询其所在团队的人员帮忙，找到解决办法后，在回复的邮件中CC给帮忙的人，以确保传达的信息准确，顺畅。

实在来不及处理，为了节省时间，才由帮忙的人直接邮件沟通；但不到不得已，不要轻易这么做，换人表示主要处理人能力不足+团队沟通不良。

想想看，如果你是采购，向一个公司买东西，当然希望我只找一个人就能处理好所有的事情。

如果一个公司组织架构庞大，下单要找一个人，确认包装找一个人，船务再找另一个，光是记这些人的名字和职位就要晕了。

更有甚者，一些管理者为了凸显自己的重要性，总是和客人强调，如果有问题处理不了可以找他。

这样客人一碰到异常状况，马上在双签名里找到他的联系方式，直接联系。

久而久之，客人为了省力，当然直接找能处理问题的人，那Sales被架空，觉得自己没有用，老让客人麻烦领导；

而领导一天到晚忙个不停，实现不了分工协作的效率。

所以，只有一个签名就够了。

一个签名表示任何事情到我这里为止，我一定都能处理好；即使会碰到超出我能力范围的事情，我也有团队支持。

不管我们背后默默花费了多少人力，物力，心力去想解决的办法，我也无需让你知道，给你困扰。

02

任何人的工作

都值得肯定

这位朋友分析也说清楚了我为什么很反感这种做法了，说到底是对于别人和自己的尊重。

国内的一些公司经常出现这样的情况，但是在国外客户的邮件里是绝对不会出现双签名的问题。

前几天在有个刚入职的新人朋友私聊我，他最近的困惑就来自于双签名，唯一的区别就在于业务员的名字写前面，老板的名字写后面。

由于交易会的名片只留老板的名字和邮件地址，所以客人每次邮件过来都只写老板的名字，搞得业务员都像助理一样，他也知道总是这样下去不是个办法，他就来问我应该这么在客户面前刷刷存在感？

其实老板这样的做法，在我看来有点low，又想业务员接单，又不放权。连基本的尊重都没有。

我刚入职的时候，给业务员做助理，就要我用双签名，我当时心里就很不舒服，凭什么工作都是我在做，但是你夺走所有功劳？

客人甚至都不知道我这个人存在，就算知道也不会放心上，因为任何事情，写过来邮件，都是业务员的名字。

那我就会心里不舒服，可能再碰到几个其他不舒服的事情，我就会离开。

这就是现实。

所以我后来当主管，带团队，我就一定不会让别人就跟我当年一样的不舒服的情况出现。

任何人的工作，都是值得肯定的，都是值得尊重的。别人做什么，没有鼓励可以，没有奖励可以，但是不可以连别人基本的尊严都剥夺。

在欧美国家，比如高管来公司视察，可能小职员给几个领导都冲了咖啡，但是每个领导都会对这个小职员说thank you，甚至看一下她胸牌，还会称呼一下名字，thank you Lily，这就是对别人的尊重。

如果你大剌剌地接过咖啡，自顾自跟同事开会，没有跟那位小职员说谢谢，那就是一个很奇怪的事情，就是很没礼貌，因为你没有尊重别人的劳动，哪怕只是一个很小的事情。

但是国内的文化还是有点不同，好像老板给员工付薪水和奖金，员工给你打工就是应该的，员工所有的劳动你就可以无视，可以无所谓，这种做法，我是非常反感的。

在回复下那位朋友的问题，怎么找回在客户面前的存在感，我以前是这样做的：

假设我是Ice，老板是Tom，平时客户写邮件都是到老板邮箱，称呼也是Tom，那我回复的时候，就会写：

Ice (Sales Rep) for Tom

Tel: ***

Fax: ***

Email: ***

然后我会另外增加一栏，Direct line，就是可以直接联系到我的电话。

除此之外还有另一种比较少见的情况。

如果说是老业务员出差或者请假，有客户邮件发来，需要新手直接用老业务员的邮箱回复的，这个时候，该怎么去署名？偶尔帮忙处理一下，是不是就可以直接顶用老业务员的名字就可以了？

这属于比较乐观的情况，不过如果处理不好，不仅会造成邮件时效性问题，也会让新老业务之间产生芥蒂。

像这种偶尔处理一下，我的建议是最好在签名里注明一下。

比如你叫Cathy，老业务员叫Richard，你用他的邮箱回复客户的时候，邮件的签名就可以是Cathy for Richard。

那客人就知道，哦，是Cathy代Richard回复的。

不论是客户看到能够理解，出差回来的老业务也不会认为你有抢客户的嫌疑。

03

找平衡点

定协调度

但是我同样也给朋友们表达了，不要 argue with your director。

你在公司工作，需要按照公司的规则办事。如果上司要求你用双签名，当然要按照公司要求来做，而不要去抵触或者反对，这样反而会影响公司的统一管理。

其实还有一个办法，既可以让客人不会困惑，知道该如何称呼这个双签名的Lucy/Lily，也可以让公司便于管理，就是签名加备注的方式。

我也有一个美国供应商，一个importer，她的签名就是在自己签名下面，加一个备注：

(Remark: Please contact Ms. Emily Clark for any important issue with top priority or my absence. Anybody could reach her at +***** and EClark@***.com)

这也是一个办法。

其实要满足双方，让彼此都满意，有很多柔和的处理手法。

除了看管理者如何动脑筋做平衡，更重要的是你在规则中如何协调，配合得当。

本期《大咖说》分享嘉宾：毅冰老师