商务沟通礼仪之邮件签名设置篇

我们经常收到一些陌生人的邮件，除了正文就没了，光秃秃的一片。

 

 

有时想就邮件内容着急和发件人沟通，却怎么也找不到对方的联系方式，只好又通过发邮件联系，往往要等到一两天后才得到回复。之所以出现这种联系上的错位，其实就是对方没有重视和用好电子邮件的签名栏。

 

按照微软的定义，电子邮件签名是指可添加到传出电子邮件末尾的文本，说白了就是自动添加到每封发出的邮件末尾的信息。

 

 

作为一个追风少年，你当然可以在签名栏里写上“一切皆有可能”或者“求偶”等个性化的内容，但作为一个办公室人，我还是建议你的签名栏尽量遵循以下原则：

 

简明扼要的写下基本信息。

 

例如姓名、单位名称、联系方式、个人职责范围等。注意当你有多个电话、邮箱、网站和社交网络账号时，不要列出所有联系方式，这种做法大错特错，因为这会让收件人困惑甚至绝望。

 

 

 

实际上，你只需要列出一两个联系方式，然后加上一句话，告诉对方怎样才能最快联系上你，比方说“微信是联系我的最快方式”结束邮件，然后附上你的微信号。签名档最好不要超过5行。

 

千万不要添加图片艺术字体等过于花哨的内容。

 

石头个人非常讨厌把花哨的图片作为签名档，这总让人感觉这个email头重脚轻快要摔倒，或者发邮件的人想给邮件套上貂皮大衣，这会导致收到邮件的人注意到签名胜过邮件内容本身。另外，为了阻止垃圾邮件，一些电邮供应商有专门拦截邮件图像的默认设置，这样的结果就是如果你的签名含有名字、头衔和商标的图像，你要做好收件人可能什么也看不见的准备。

 

可以捎带不越界的个性。

 

适当的个性也未尝不可。个性化内容既可以是单位宗旨和愿景，引用一个短语作为你签名的一部分也是可行的。现在个人信息数字化方兴未艾，省略一切文字内容，在签名栏添加一个二维码名片也是让别人记住你的好办法。

 

 

还有一点提出来和大家探讨，签名栏中除了电话手机地址以外，该不该包含自己的邮件地址？应该。起初我觉得这是多此一举，别人收到我的邮件自然可以从发件人里看到我的邮件地址。后来我发现一些大单位各有各的统一签名格式，但都会包含邮件地址。

 

 

 

经过石头琢磨，原来，是因为你的邮件可能会被转发或回复给其他人，如果签名栏不写地址，几道转手之后别人就看不到你的邮箱信息了。